Tuottavuuden anatomia

Tuottavuus on varmasti yksi asia jonka merkitys ja tärkeys on selvää jokaiselle, mutta usein käy kuitenkin niin, että arjen toiminnot ohjautuu ulkopuolisten asioiden ja harhailevan ajatuksen ohjaamana. Usein kysymys on vanhoista tottumuksista joista irtipäästäminen on vaikeaa, vaikka toiminnan tiedostaakin olevan tehotonta. Ja joskus toimintaa ei ole ohjattu riittävän hyvin.

Tiimityöskentely

Tiimin odotetaan olevan tehokas, kehittyvä ja usein itseohjautuva, mutta nämä eivät anna tiimille mitään työkaluja tai ohjaa sen toimintaa mihinkään suuntaan. Toimivan tiimin perusasioita ovat suunnitelmallisuus, tiimin selkeä tavoite prosessien ohjaamana ja toiminnan jatkuva mittaaminen. Tiimityöskentelyn tehokkuus perustuu tiimin sisäisiin pelisääntöihin, joita kaikkien tiimin jäsenten tulee noudattaa. Huonosti määritetty tiimi johtaa siihen, että työn jälki ei tunnu kiinnostavan tiimin jäseniä, tiimi kommunikoi tehottomasti ja tiimi nähdään eri merkityksessä tiimin jäsenten kesken, jolloin jokainen vie tiimiä omaan suuntaansa yhteisen suunnan sijaan. Tämän vuoksi on tärkeää, että tiimiä perustettaessa sille määritetään selkeästi;

• Tiimin tehtäväkuva ja vastuualue
• Tiimille tavoitteet, jäsenet sekä pääprosessit
• Seurantaan tarvittavat mittarit ja raportointimekanismit
• Sekä mahdollinen palkitsemismekanismi onnistumisesta

Näiden raamien sisällä tiimi voi itse määrittää oman toimintatapansa tavoitteiden saavuttamiseksi ja tehdä tiiminjäsenten keskinäisen työnjaon. Usein tiimi tarvitsee vastuuhenkilön, joten se voi jopa itse määrittää kuka toimii tiimin vetäjän roolissa, jos sitä ei haluta määrittää tiimin yläpuolelta. Vetäjän tehtävä on toimia eri tiimien välisenä linkkinä ja kutsua se tarvittaessa koolle, sekä raportoida tiimin toiminnasta ylemmälle johdolle säännöllisesti.

Yksilötyöskentely

GTD – Getting Things Done

Tuottavuuden tehostamiseksi on hyvä valita jokin toimintamalli, joka ohjaa jokapäiväistä toimintaa. GTD:ssä työ jaetaan viiteen työvaiheeseen: keräily, käsittely, järjestäminen, katsaus ja tekeminen. Keräilyvaiheessa tehtävä kirjataan ylös. Käsittelyvaiheessa pohditaan miten asia saadaan etenemään tai hoidettua. Järjestämisvaiheessa asia poistetaan mielestä sopivaan järjestelmään. Katsausvaiheessa järjestelmä käydään läpi säännölliseti esim. kerran viikossa ja varmistetaan, että asiat etenee ja ovat ajan tasalla. Tekemisvaiheessa kerätyt asiat tehdään. Valitse ne tehtävät jotka antavat suurimman helpotuksen tunteen tai ne jotka voit hoitaa parissa tunnissa. Jos tehtävän voi hoitaa parissa minuutissa, se hoidetaan heti. Muussa tapauksessa tehtävä delegoidaan tai järjestä se odottamaan sille varattua sopivampaa hetkeä. Tärkeintä on tunnistaa päivän tärkein tehtävä ja hoitaa se heti ensimmäisenä aamulla parin ensimmäisen tunnin aikanan, eikä lähteä työskentelemään muiden ihmisten tärkeitä tehtäviä. On tärkeää asettaa oma tuottavuus ensisijaiseksi ja auttaa muita vasta myöhemmin.

Inbox Zero

Sähköpostin inboxista muodostuu helposti ajan kuluessa tuhansien viestejä sisältävä postilaatikko/tehtävälista/arkisto -hybridi, josta lopulta ei löydä mitään olennaista ja se laskee tehokkuutta huomattavasti. Usein inbox on täynnä viestejä, jotka ovat joko lukematta tai ne odottavat, että ne hoidetaan tai että niihin tutustutaan jonain toisena, mukamas parempana ajankohtana. Sellaista ei todennäköisesti kuitenkaan koskaan tule, joten inbox täyttyy turhista viesteistä. Inbox Zero on metodi sähköpostisekamelskan voittamiseksi, jonka lähtökohtana on kurinalaisuus. Malli pohjautuu osittain Getting Things Done -malliin, jossa inbox pidetään tyhjänä systemaattisella toiminnalla. Mallissa jokaiselle saapuneelle viestille tehdään ADFD-analyysin avulla päätös viestin jatkosta;

• A: Action » Jos vie alle 3 minuuttia, vastataan viestiin ja poistetaan/arkistoidaan se
• D: Defer » Jos ei voida hoitaa heti, siirretään hoidettavien kansioon
• F: Forward » Delegoidaan viesti eteenpäin
• D: Delete » Poista tai arkistoi viesti

Käsittelemme Inbox Zeroa tarkemmin marraskuussa julkaistavassa artikkelissamme.

Pomodoro

Pomodoro on ajanhallintamenetelmä, jonka ajatus on keskittyä tehokkasti yhteen tehtävään lyhyen jakson ajaksi ja pitää nopeita taukoja. Ensin työskennellään yhteen tehtävään keskittyen 25 minuutin ajan (yksi pomodoro), jonka jälkeen pidetään 5 minuutin tauko ennen siirtymistä seuraavaan pomodoroon. Tauon aikana voi käydä jaloittelemassa tai hakemassa juotavaa, tai voi vain katsella ikkunasta ulos. Pääasia on että aivot saavat lepohetken ja ajatukset irti aiemmasta tehtävästä. Kun neljä pomodoroa on tehty, pidetään pidempi noin 20 minuutin tauko, jolloin voi käydä vaikka ulkona ottamassa happea tai keskittyä muuhun puuhailuun.

Koko tekniikan idea on pilkkoa suuri työ pienempiin osiin, jolloin koko tehtävä ei tunnu ylitsepääsemättömältä ja loogisiin osiin purettu tehtävä on huomattavasti helpompi tehdä valmiiksi. On helpompi tehdä 25 minuuttia tehokkaasti töitä, kuin tunnin verran ja lyhyt tauko ei päästä ajatusta karkaamaan liian kauas. Jokaisen pomodoron valmistuminen vapauttaa dopamiinia, jolloin aivot saavat useita mielihyvää tuovia palkintoja tehtävän edetessä. Pomodoro-tekniikkaan löytyy verkosta useita nettisivuja sekä sovelluksia avuksi.

Tehokas työskentely pähkinänkuoressa:

• Valitse itsellesi sopiva toimintamalli ja noudata sitä.
• Ole järjestelmällinen toimi suunnitelmallisesti.
• Pidä sähköpostin inbox tyhjänä, se ei saa olla arkisto tai muisti/tehtävälista.
• Ylempi johto määrittää tiimin tavoitteet, tiimi määrittää itse työskentelytavat ja ratkaisee ongelmat.
• Seuraa ja mittaa tiimin tehokkuutta sekä toimintaa.
• Kytke sähköpostiohjelman ja puhelimen hälytykset pois käytöstä, jotta työskentely olisi katkotonta.
• Ole välillä saavuttamattomissa, pidä puhelin kokonaan äänettömällä ja pois näkyviltäsi.
• Työskentele yhden asian parissa kerrallaan, se on tehokkaampaa kuin tehtävien välillä hyppely.
• Älä aiheuta itse tahallisia tai tahattomia keskeytyksiä (eli käy WC:ssä ennen kuin aloitat intensiivisen työskentelyn).

Haluatko lukea lisää tuottavuuden tehostamisesta pilvipalveluiden avulla?

• Kuinka Office 365 tehostaa tiimityöskentelyä »
• Kuinka Office 365 tehostaa yksilötyöskentelyä »
• Kuinka pilvipalvelut suojataan »

Lue Office 365:stä ja tietoturvasta lisää artikkelisarjastamme »